Ge­winn-Er­mittl­ung

Wenn Sie ausschließlich Einkünfte als freie/r Dienst­nehmer­In oder aus einem Werkvertrag haben, müssen Sie erst dann Einkommenssteuer zahlen, wenn Ihr Jahresgewinn insgesamt mehr als 11.000 Euro beträgt. Steuerpflichtig ist nur der Gewinn, also die Differ­enz zwischen Betriebseinnahmen und Be­triebs­aus­gaben.

Der Gewinn wird mit einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung errechnet, die der Ein­kommen­steuer­er­klär­ung beizulegen ist (Formular E 1a oder E 1a-K).

Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben

Als Betriebseinnahmen gelten:

  • Honorare (vor Abzug der Sozialversicherungsbeiträge und ohne Umsatzsteuer)
  • Kostenersätze, die Sie von der Auftraggeberin bzw. dem Auftraggeber erhalten (z. B. Fahr­kost­en­er­sätze)
  • bei freien Dienstverträgen: Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse, die die Auftraggeberin bzw. der Auftraggeber zahlt

Bei den Betriebsausgaben ist zwischen den tatsächlichen Betriebsausgaben, die mit einer voll­ständig­en Einnahmen-Ausgaben-Rechnung geltend gemacht werden, und den pauschalen Be­triebs­aus­gaben zu unterscheiden.

Tatsächliche Betriebsausgaben

Im Rahmen der Vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung werden dem Finanzamt neben den Einnahmen auch die tatsächlichen Betriebsausgaben mitgeteilt. Es werden also jene Be­triebs­aus­gab­en steuermindernd geltend gemacht, die mit Belegen nachweisbar sind. Als Be­triebs­aus­gaben gelten zum Beispiel:

  • die Sozial­ver­sicher­ungs­bei­träge, egal, ob sie von Ihnen bezahlt oder vom Auftraggeber bzw. der Auftraggeberin einbehalten wurden.
  • bei freien Dienstverträgen: die Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse, die die Auftraggeberin bzw. der Auftraggeber bezahlt hat
  • Fahrtkosten, Tages- oder Nächtigungsgelder für Dienstreisen
  • Arbeitsmittel, z.B Computer, Internet, Werkzeuge 
  • Weitergegebene Honorare
  • Ausbildungs-, Fortbildungs- oder Umschulungskosten

Achtung!

Einnahmen sind erst dann steuerpflichtig, wenn sie tatsächlich beim Empfänger oder bei der Empfängerin ein­ge­gang­en sind und nicht, wenn die Honorarnote gestellt wird. Das Gleiche gilt für Ausgaben, die erst dann steuerlich abzusetzen sind, wenn sie tatsächlich bezahlt worden sind.

Pauschalierte Betriebsausgaben

Viele freie DienstnehmerInnen oder WerkvertragsnehmerInnen haben keine oder nur geringe tat­sächliche Betriebsausgaben. Für sie gibt es die Möglich­keit, Betriebsausgaben pauschal an­zu­setz­en. Dadurch wird der steuer­pflicht­ige Gewinn gemindert und Sie müssen weniger Steuer zahlen.

Ab dem Veranlagungsjahr 2020 gibt es 2 Möglichkeiten, die Betriebsausgaben pauschal geltend zu machen. Einerseits gibt es die Basispauschalierung, die auch schon vor 2020 gegolten hat, und die neue Pauschalierung für KleinunternehmerInnen.

Basispauschalierung

Die Basispauschalierung können Sie geltend machen, wenn Sie mit einem freien Dienstvertrag oder Werkvertrag Einkünfte aus selbständiger Arbeit oder Gewerbebetrieb erzielen. Außerdem darf Ihr Vorjahresumsatz nicht mehr als 220.000 € betragen haben und Sie dürfen nicht buchführungspflichtig sein. Das bedeutet, Sie ermitteln Ihren Gewinn mit einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht mit einer Bilanz.

Wie hoch sind die pauschalen Betriebsausgaben? 

  • 12% generell für alle Einkünfte aus selbstständiger Arbeit und Einkünfte aus Gewerbebetrieben; Obergrenze: max. 26.400 Euro.
  • 6% für freiberufliche oder gewerbliche Einkünfte aus einer kaufmännischen oder technischen Beratung oder aus einer Tätigkeit als SchriftstellerIn, Vortragende/r, WissenschaftlerIn, Unter­richtende/r und ErzieherIn; Obergrenze: max. 13.200 Euro.

Achtung!

Sind die tatsächlichen Betriebsausgaben (z.B. Miete für Büro, Telefon, Werbung, Büro­aus­gaben etc.) höher als das Pauschale, können selbstverständlich die tat­säch­lich­en Kosten geltend gemacht werden.

Wie berechnet man das Pauschale der Basispauschalierung? 

  • Zunächst werden die Einnahmen auf Grund von freien Dienstverträgen oder Werkverträgen in tatsächlicher Höhe festgestellt. Die Einnahmen sind das Honorar vor Abzug der Sozial­ver­sicher­ungs­bei­träge oder anderer Betriebsausgaben, aber ohne Umsatzsteuer. Außerdem zählen auch Kostenersätze, die die Auftraggeberin/der Auftraggeber erstattet und die Beiträge zur Mit­ar­beit­er­vor­sorgekasse, die die Auftraggeberin/der Auftraggeber bezahlt, zu den Einnahmen.

  • Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, werden nur die Nettoeinnahmen herangezogen. Das heißt, eine in Rechnung gestellte Umsatzsteuer zählt nicht zu den Einnahmen.

  • Die Betriebsausgaben werden pauschal mit 6 % bzw. 12 % der Nettoeinnahmen angesetzt.

Zusätzlich können Sie folgende Ausgaben absetzen:

  • die von Ihnen bezahlten Sozialversicherungsbeiträge
  • bei freien Dienstverträgen: die Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse, die die Auftraggeberin bzw. der Auftraggeber bezahlt hat
  • Ausgaben für Löhne einschließlich Lohnnebenkosten, Fremdlöhne und Waren
  • Reise- und Fahrtkosten, soweit ein Kostenersatz in gleicher Höhe gegenübersteht

Achtung!
Sie können jederzeit von der Basispauschalierung zur vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wechseln. Das ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn Sie in einem Kalenderjahr betriebliche Ausgaben haben, die höher als die pauschalen Betriebsausgaben sind. Allerdings müssen Sie dann innerhalb der nächsten fünf Jahre bei der vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bleiben.

Pauschale Betriebsausgaben für KleinunternehmerInnen (ab 2020)

Ab dem Veranlagungsjahr 2020 gibt es eine weitere Möglichkeit Betriebsausgaben pauschal geltend zu machen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie umsatzsteuerrechtlich KleinunternehmerIn sind. Das bedeutet, dass Ihr Umsatz nicht mehr als 35.000 € im Jahr betragen darf. Näheres zur KleinunternehmerInnen-Regelung finden Sie hier.

Ist Ihr Umsatz unter 35.000 € und verzichten Sie freiwillige auf die Umsatzsteuerbefreiung für KleinunternehmerInnen, können Sie trotzdem diese pauschalen Betriebsausgaben geltend machen.

Für Einnahmen als Gesellschafter- GeschäftsführerIn (gemäß §22, Z2 2. Teilstrich EStG), Aufsichtsratsmitglied oder Stiftungsvorstand können Sie diese neue Pauschale nicht berücksichtigen lassen.

Wie hoch sind die pauschalen Betriebsausgaben bei der Pauschalierung für KleinunternehmerInnen?

  • 20% für betriebliche Einkünfte, die im Rahmen eines Dienstleistungsunternehmens erzielt werden,

  • 45% für Handelsunternehmen und Produktionsbetriebe

Wie berechnet man das Pauschale mit der Pauschalierung für KleinunternehmerInnen?

  • Wie bei der Basispauschalierung werden zunächst die Einnahmen auf Grund von freien Dienstverträgen oder Werkverträgen ermittelt. Sie zählen also Ihre Honorare vor Abzug der Sozialversicherungsbeiträge oder anderer Betriebsausgaben zusammen.

  • Die Betriebsausgaben werden pauschal mit 20 % bzw. 45 % der Einnahmen angesetzt.

Mit diesem neuen Pauschale sind sämtliche Ausgaben abgegolten. Zusätzlich können nur die von Ihnen bezahlten Sozialversicherungsbeiträge geltend gemacht werden.

Achtung!
Wenn Sie Ihre Ausgaben mit der Pauschale für KleinunternehmerInnen geltend machen, können Sie jederzeit auf die tatsächlichen Betriebsausgaben oder die Basispauschalierung wechseln. Allerdings können Sie erst nach 3 Jahren wieder auf die Pauschalierung für KleinunternehmerInnen zurückwechseln.

Gewinnfreibetrag

Vom Gewinn, also von den Einnahmen minus der tatsächlichen oder pauschalen Be­triebs­aus­gaben, zieht Ihnen das Finanzamt automatisch noch einen Gewinnfreibetrag von 13 % ab. Das reduziert Ihre Steuer­be­messungs­grund­lage und daher auch die zu zahlende Einkommensteuer. Nähere In­formation­en zum Gewinnfreibetrag finden Sie hier.  

Beispiel 1 - Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit tatsächlichen Betriebsausgaben

Ein Angestellter verdient monatlich 800 Euro als freier Dienstnehmer dazu. Davon behält die Arbeitgeberin Sozialversicherungsbeiträge in Höhe von 116,96 Euro ein. Außerdem muss die Arbeitgeberin noch Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse einzahlen. Diese stellen ebenfalls Einnahmen für den freien Dienstnehmer da, können aber auch als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Sie betragen für diesen freien Dienstnehmer monatlich 12,24 Euro.

Er macht im Rahmen der Einkommensteuererklärung die tatsächlichen Betriebsausgaben gelt­end. Er hat Fortbildungskosten von 956 Euro und Ausgaben für Fachliteratur von 90 Euro. Seine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung lautet:

Honorar12 x 800 Euro = 9.600 Euro
plus Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse12 x 12,24 Euro = 146,88 Euro
Einnahmen gesamt9.746,88 Euro
minus Fortbildungskosten956 Euro
minus Fachliteratur90 Euro
minus einbehaltene Sozialversicherungsbeiträge12 x 116,94 Euro = 1.403,28 Euro
minus Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse12 x 12,24 Euro = 146,88 Euro
Gewinn7.150,48 Euro
minus 13 % Gewinnfreibetrag7.150,48 Euro x 0,13 = 929,59 Euro
Steuerpflichtige Einkünfte6.220,89 Euro

Die steuerpflichtigen Einkünfte von 6.220,89 Euro sind in der Ein­kommen­steuer­erklärung (Einkünfte aus Gewerbebetrieb oder aus selbstständiger Arbeit) einzutragen. Dieser Betrag wird letztendlich gemeinsam mit den Einkünften aus der An­stellung ver­steuert.

Beispiel 2 - Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Be­triebs­aus­gaben­pau­schale

Eine freie Dienstnehmerin hat ein monatliches Honorar vor Abzug der Sozial­ver­sicherungs­bei­träge in der Höhe von 2.000 Euro. Davon werden Ihr vom Auftraggeber 352,40 Euro an Sozialver­sicher­ungs­bei­träg­en einbehalten. Zusätzlich zahlt der Arbeitgeber noch Beiträge zur Mit­ar­beitervorsorge­kasse von 30,60 Euro. Sie hat außer der Sozialversicherungs- und Mit­ar­beit­er­vorsorge­kassen­bei­träge keine weiteren Betriebsausgaben und macht daher die Basispauschalierung von 12 % geltend.

Honorar12 x 2.000 Euro =24.000 Euro
plus Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse12 x 30,60 Euro =367,20 Euro
Einnahmen gesamt24.367,20 Euro
minus pauschale Betriebsausgaben24.367,20 Euro x 0,12 = 2.924,06 Euro
minus einbehaltene Sozialversicherungsbeiträge12 x 352,40 Euro = 4.228,80 Euro
minus Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse12 x 30,60 Euro = 367,20 Euro
Gewinn16.847,14 Euro
minus Gewinnfreibetrag16.847,14 Euro x 0,13 = 2.190,13 Euro
Steuerpflichtige Einkünfte14.657,01 Euro

Ihre steuerpflichtigen Einkünfte betragen 14.657,01 Euro. Von diesem Betrag wird ihr die Ein­kommen­steuer vorgeschrieben.

Beispiel 3 - Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit der Pauschalierung für KleinunternehmerInnen

Eine Angestellte erhält neben Ihrem Arbeitsverhältnis noch Einkünfte aus einem Werkvertrag. Die Einnahmen betragen im Jahr 5.000 €. Sie hat keine tatsächlichen Betriebsausgaben und nimmt daher die Pauschale von 20 % für KleinunternehmerInnen in Anspruch

Honorar = Einnahmen 5.000 €
minus 20 % Pauschale für KleinunternehmerInnen 5.000 €x 0,2 = 1.000 €
Gewinn 4.000 €
Minus 13 % Gewinnfreibetrag 4.000 €x 0,13 = 520 €
Steuerpflichtige Einkünfte 3.480 €

Ihre steuerpflichtigen Einkünfte aus dem Werkvertrag betragen 3.480 € . Diese werden gemeinsam mit den Einkünften aus der Anstellung versteuert.