Dienstreise im Überblick

Wer im Auftrag des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin den Dienstort verlässt, um einen erteilten Auftrag auszuführen oder an einer Fortbildung teilzunehmen, unternimmt eine Dienstreise.

Allgemeines zur Dienstreise

Wenn ein Arbeitnehmer/eine Arbeitnehmerin im Auftrag des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin eine Dienstreise macht, entstehen in der Regel zusätzliche Kosten (zum Beispiel für Mittagessen, Benzin oder Nächtigung).
 
Zumeist gibt es insbesondere in Kollektivverträgen und Arbeitsverträgen Regelungen über den Ersatz des sogenannten  Reiseaufwandes (zum Beispiel Mittagessen, Abendessen oder Nächtigung) beziehungsweise der Reisekosten (zum Beispiel Bahnfahrkarte oder Kilometergeld).
 
Bei diesen Vereinbarungen wird zumeist ein Pauschalsatz (zum Beispiel Tagesgeld oder Nächtigungsgeld) festgelegt, mit dem sämtliche Spesen abgegolten sind. Manchmal wird auch ein Entgelt in solcher Höhe vereinbart, dass damit auch die Reisespesen mitabgegolten sind.
 
Bestehen keine derartigen Regelungen, so hat der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin Anspruch auf Ersatz der durch die Dienstreise tatsächlich verursachten Kosten - allerdings nur soweit sie als notwendig und nützlich anzusehen sind. Diese Regelung verursacht aber vielfach Schwierigkeiten:

  • Wie können die tatsächlichen Kosten nachgewiesen werden?
  • Waren die verursachten Kosten überhaupt notwendig?

Wenn auf das Arbeitsverhältnis ein Kollektivvertrag anzuwenden ist, sollten Sie daher jedenfalls in diesen Einsicht nehmen. Darin sind unter den Begriffen "Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigung, Trennungsgeld oder Landzulage" oft solche Vereinbarungen zum Reisespesen-Ersatz enthalten.

Leasingfirmen

Wenn Ihr Arbeitgeber/Ihre Arbeitgeberin eine Leasingfirma (= Überlasser/-in) ist, gelten speziellere Regelungen.

Leasing­arbeitnehmer im ARBEITER-Verhältnis 

Für Arbeitnehmer/-innen, die als Arbeiter/-innen beschäftigt sind, kommt der Kollektivvertrag für das Gewerbe der Arbeitskräfteüberlassung zur Anwendung. 

Zunächst ist laut diesem Kollektivvertrag zu unterscheiden, ob Sie direkt von der Leasingfirma beschäftigt werden, oder ob Sie von dieser an ein anderes Unternehmen (= Beschäftiger/-in) zur Beschäftigung überlassen werden.

Bei Arbeitnehmer/-innen, die im Überlasser-Betrieb selbst beschäftigt sind, liegt eine Dienstreise vor, wenn der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin für Arbeiten außerhalb des ständigen, ortsfesten Betriebes des Überlassers/der Überlasserin verwendet, oder zu Dienstreisen entsendet wird.

Bei Arbeitnehmer/-innen, die an einem Beschäftigter-Betrieb überlassen sind, liegt eine Dienstreise vor, wenn der Arbeitnehmer /die Arbeitnehmerin vom Beschäftiger für Arbeiten außerhalb des Betriebes des Beschäftigers verwendet, oder zu Dienstreisen entsendet wird. Arbeiten außerhalb des Betriebes des Beschäftigers sind  zum Beispiel Arbeiten auf Baustellen.

Weiters spricht der Kollektivvertrag von einer Dienstreise, wenn der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin vom Arbeitskräfte-Überlasser/von der Arbeitskräfte-Überlasserin in einen Betrieb überlassen wird, der mehr als 60 km vom Wohnort des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin entfernt ist (Wegstrecke bei Verwendung öffentlicher Verkehrsmittel). Dabei hat der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin Anspruch auf Ersatz der Fahrtkosten. Ist der Beschäftiger-Betrieb mehr als 120 km vom Wohnort des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin entfernt, besteht darüberhinaus Anspruch auf ein Taggeld und ein Nächtigungsgeld. Beträgt die Entfernung hingegen weniger als 60 km besteht kein Anspruch auf Ersatz der Fahrtkosten. 

TIPP

Treffen Sie in diesem Fall unbedingt auch eine Vereinbarung über die Aufwandsentschädigungen (Diäten, Kilometergeld) und halten Sie diese schriftlich fest.

Leasing­arbeitnehmer im ANGESTELLTEN-Verhältnis 

Für Arbeitnehmer/-innen, die als Angestellte beschäftigt sind, enthält der Kollektivvertrag für Angestellte im Handwerk und Gewerbe, in der Dienstleistung, in Information und Consulting eigene Regelungen. 

Auslandsdienstreisen

Oft beziehen sich die in Kollektivverträgen, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträgen enthaltenen Vereinbarungen zum Reisespesenersatz nur auf Inlandsdienstreisen.
 
Wenn Sie daher nicht bereits vor Antritt der Auslandsdienstreise eine gesonderte Vereinbarung treffen, können Sie nur tatsächliche Kosten - soweit notwendig und nützlich - verrechnen.

TIPP

Da diese Regelung sehr schwammig ist, treffen Sie mit Ihrem Arbeitgeber/Ihrer Arbeitgeberin unbedingt vor Reiseantritt eine Vereinbarung über Kosten-Ersätze.

In manchen Vereinbarungen bezüglich Reisespesen-Ersatz bei Auslandsdienstreisen wird auf die in der Reisegebühren-Vorschrift für Bundesbedienstete aufgelisteten Tages- und Nächtigungsgelder verwiesen oder eine Orientierung an diesen empfohlen.

ACHTUNG

Möglicherweise gibt es eine Abweichung der Richtsätze aufgrund des geltenden Kollektivvertrages.